معرفی و دانلود کتاب آموزش سرپرست دبیرخانه

معرفی کتاب آموزش سرپرست دبیرخانه

کتاب آموزش سرپرست دبیرخانه نوشته‌ی شهناز نوبخت و اشرف سمیعی، مهم‌ترین وظایف و انتظارات شغل سرپرست دبیرخانه را مرور می‌کند و شیوه‌ی مکاتبات اداری و تهیه‌ی گزارش را توضیح می‌دهد. این کتاب راهنما به سرپرستان دبیرخانه می‌آموزد که چطور اسناد و مدارک را حفظ کنند، نیروی انسانی را کنترل نمایند و بر آن‌ها نظارت داشته باشند، با سیستم جاری ارتباط برقرار کنند و آیین‌نامه‌ها و مقررات سازمان را اجرا نمایند.

درباره‌ی کتاب آموزش سرپرست دبیرخانه

عصر جدید، عصر دانش است. در این دوران مفهوم مدیریت دانش بیش از هر موضوع دیگری مطرح است و در موردش شنیده می‌شود. فلسفه‌ی چنین مدیریتی، این است که داده‌ها و اطلاعات با کمترین هزینه در اختیار همه‌ی ارکان سازمان قرار بگیرد. سازمان‌ها به تجربه دریافته‌اند که دانش آن‌ها ارزش مادی و معنوی بسیار زیادی دارد. بر همین اساس، سازوکاری طراحی شده تا این دانش ذخیره و نگهداری و اشاعه داده شود. در این فرآیند، یکی از نهادهایی که نقش مهمی ایفا می‌کند دبیرخانه است. دبیرخانه خیلی از اطلاعات درون سازمان را نگه می‌دارد و بین کارکنان توزیع می‌کند. از سوی دیگر وظیفه کنترل و نظارتی هم دارد. یا گاهی مجری مقررات و آیین‌نامه هم هست. بنابراین کسی باید در این جایگاه قرار بگیرد که درک درستی از دبیرخانه داشته باشد.

کتاب آموزش سرپرست دبیرخانه نوشته‌ی شهناز نوبخت و اشرف سمیعی، تلاش دارد اهم وظایف و انتظارات این شغل را توضیح دهد و مخاطب را با چارچوب‌های آن آشنا سازد. این کتاب به خواننده یاد می‌دهد که چطور انواع مکاتبات اداری را انجام دهد و گزارش‌ها را تهیه کند.

در سازمان‌ها، ارتباطات و انتقال اطلاعات فرآیندی اساسی و مهم به حساب می‌آیند. اگر این فرآیند دچار اختلال شود، یعنی اگر رابطه‌ی بخش‌ها با هم قطع شود و اطلاعات به درستی منتقل نگردد، عملاً سازمان از کار می‌افتد و مطلقاً کارایی‌ای نخواهد داشت. دبیرخانه همان نهادی است که این ارتباط و انتقال را ممکن می‌سازد و به آن نظم می‌بخشد. به‌عبارت‌دیگر، فرآیندها ابتدا وارد دبیرخانه می‌شوند و از آنجا به دیگر بخش‌ها می‌روند. بنابراین دبیرخانه باید کاملاً منظم و منسجم باشد تا این جریان به بهترین شکل اتفاق بیافتد. این مسأله تا آن حد مهم است که رشته‌ای تحت عنوان امور اداری در شاخه‌ی کاردانش هنرستان ایجاد شده و این مهارت را به صورت علمی می‌آموزد. شهناز نوبخت و اشرف سمیعی در کتاب آموزش سرپرست دبیرخانه، بر اساس تجربیات چندین ساله‌ی خود و همین‌طور با استناد به استانداردهایی که سازمان آموزش فنی و حرفه‌ای تعیین کرده، پست سرپرست دبیرخانه را تجزیه‌ و تحلیل کردند و مهم‌ترین کارکردهای آن را توضیح دادند. این کتاب آموزشی نشان داده که سرپرست چطور باید اسناد و مدارک را حفظ کند، چگونه نیروی انسانی را آموزش دهد، آن‌ها را کنترل نماید و بر آن‌ها نظارت داشته باشد، به چه شکلی با سیستم جاری ارتباط برقرار کند، و در نهایت، آیین‌نامه‌ها و مقررات سازمان را چگونه اجرایی سازد.

کتاب آموزش سرپرست دبیرخانه را مؤسسه‌ی فرهنگی هنری دیباگران تهران چاپ کرده است.

کتاب آموزش سرپرست دبیرخانه برای چه کسانی مناسب است؟

این کتاب به کارمندان، دانش‌آموزان و دانشجویان رشته‌ی امور اداری توصیه می‌شود.

در بخشی از کتاب آموزش سرپرست دبیرخانه می‌خوانیم

مدیریت اسناد امروزه به عنوان یک علم در دنیای پیشرفته مورد توجه بسیار قرار گرفته است. در هر سازمان نتایج افکار و اندیشه‌ها و اقدامات انجام شده به صورت اسناد نگهداری می‌شوند. این اسناد حاوی اطلاعات و تجربیات گران‌بهایی است که یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم‌گیری‌های اداری محسوب می‌شوند. این اسناد یا همان مکاتبات اداری باید مدیریت شوند تا تنظیم اسناد در وضعی قرار گیرند که اولاً دسترسی سریع به آن‌ها امکان‌پذیر باشد و ثانیاً در نگهداری اسناد باارزش نهایت کوشش به عمل آید که این امر باعث کاهش هزینه و سهولت مراجعه کاربران به اسناد می‌شود.

بدون تردید، نبودن یک سیستم و برنامه منظم و مدون برای طبقه‌بندی، تنظیم و نگهداری و در نهایت استفاده از اسناد و مدارک موجب تراکم پرونده‌ها، کندی در مراحل انجام کار، دوباره کاری‌ها و در نتیجه اختلاف در گردش مکاتبات و اجرای وظایف مربوط به آن سازمان می‌گردد.

امروزه اهمیت آمار و اطلاعات به عنوان پیش‌نیاز کلیه تصمیم‌گیری‌ها، سیاست‌گذاری‌ها و برنامه‌ریزی‌ها بیش از پیش آشکار شده است. توانایی‌ها و قابلیت‌های علم آمار بسیار وسیع است و لزوم توجه به آن امروزه در کشورهای توسعه‌یافته و درحال توسعه کاملاً مشهود است.

فهرست مطالب کتاب

فصل 1: توانایی تشخیص عوامل مؤثر بر محیط کار
فصل 2: توانایی برنامه‌ریزی واحد مربوطه
فصل 3: توانایی کنترل و نظارت فعالیت‌های نیروی انسانی
فصل 4: توانایی حفظ و نگهداری اسناد و مدارک مربوطه
فصل 5: توانایی برقراری ارتباط با واحدهای سیستم جاری
فصل 6: آشنایی با وسایل و تجهیزات موردنیاز واحد مربوطه
فصل 7: توانایی اجرای مقررات و آئین‌نامه‌های شغلی
فصل 8: توانایی تهیه گزارش و ترسیم نمودار فعالیت‌ها
فصل 9: توانایی آموزش نیروی انسانی
فصل 10: توانایی به کارگیری نظام تضمین کیفیت
فصل 11: توانایی پیشگیری از حوادث و رعایت نکات ایمنی و حفاظتی بهداشت کار